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Compliance y contabilidad
Las empresas que realizan implementación de programas de compliance, adoptan procedimientos y buenas prácticas para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecen mecanismos internos de prevención, gestión y control de los mismos.
El compliance se necesita en las empresas, porque en el entorno legislativo en el que operan las empresas esta en constante cambio normativo y el avance regulatorio y este impacta a las compañías por la importancia en la ética de los negocios.
Las empresas privadas y públicas de gran reconocimiento, internalizan estándares éticos y legales como protocolos de buen gobierno de obligado cumplimiento. Los riesgos a prevenir son aquellos que conllevan consecuencias como el daño reputacional, la imposición de multas y sanciones, las pérdidas de negocio por contratos no ejecutables o la exclusión de licitaciones o subvenciones públicas, entre otras.
Un programa de compliance se implementaria en las siguientes fases:
Revisiones periódicas y auditorías
Primera fase:
Evaluación de controles existentes
Análisis e identificación de riesgos
Valoración de riesgos
Elaboración mapa de riesgos
Diseño de la estructura de control
Segunda fase:
Desarrollar un manual de cumplimiento
Plan de prevención de riesgos penales
Políticas de prevención y control
Código ético
Canal de denuncias
Sistema disciplinario
Tercera fase:
Plan de formación y sensibilización
Información
Implementar plan de mitigación
Investigación y actualizaciones correctivas
Tipos de Sociedades
Constitución: mediante escritura pública, deberá ser inscrita en el Registro Mercantil; así adquiere su personalidad jurídica. Transformación y disolución: escritura pública ante notario o por documento privado, siempre y cuando cumpla con alguno de los dos (2) requisitos de la Ley 1014 de 2006, artículo 22. Número de accionistas: mínimo 5, y no tiene un límite máximo.
División del capital social: en acciones libremente negociables, con las excepciones previstas en el artículo 403 y 381 del Código de Comercio.
Formación del Capital:
1. Autorizado. Cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad.
2. Suscrito. La parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazos, máximo un (1) año, y al momento de su constitución debe ser mínimo la mitad del autorizado.
3. Pagado. La parte del capital suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad. Responsabilidad de los accionistas: responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales, en concordancia con el artículo 373 del Código de Comercio y el artículo 794 del Estatuto Tributario, inciso 2.
Revisor Fiscal: es obligatorio, sin importar el patrimonio, de acuerdo con lo determinado en el artículo 203 del Código de Comercio.
Constitución, transformación y disolución: mediante Escritura Pública, o por documento privado siempre que cumpla con alguno de los dos requisitos de la Ley 1014 de 2006, artículo 22. Número de Socios: mínimo dos (2) socios, máximo veinticinco (25).
Formación del Capital: 1. El capital se divide en cuotas o partes de igual valor. 2. El capital debe pagarse totalmente al momento de constituirse. 3. La cesión de cuotas implica una reforma estatutaria. 4. En caso de muerte de un socio, continuará con sus herederos, salvo estipulación contraria. 5. La representación está en cabeza de todos los socios, salvo que éstos la deleguen en un tercero.
Responsabilidad de los Socios: responden solamente hasta el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos podrá estipularse para todos o algunos de los socios una mayor responsabilidad (naturaleza, cuantía, duración y modalidad de responsabilidad adicional), sin comprometer una responsabilidad indefinida o ilimitada, en lo atinente al artículo 353 del Código de Comercio.
Nota: la excepción en la responsabilidad en las sociedades limitadas, es la solidaridad respecto de las obligaciones laborales y fiscales a cargo de la compañía, por lo que se perseguirá solidariamente los bienes del patrimonio de cada socio.
Revisor Fiscal: es voluntario; excepto para las sociedades que tienen activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior iguales o superiores a 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000 smmlv, será obligatorio nombrarlo.
Constitución, transformación y Disolución: por medio de documento privado inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, siempre que no ingresen aportes sujetos a escritura pública, caso en el cual la constitución se debe hacer mediante Escritura Pública ante notario, según lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1258 de 2008.
Número de accionistas: mínimo un (1) accionista y no tiene límite máximo.
División del capital social: en acciones libremente negociables, pero puede por estatutos restringirse hasta por diez (10) años su negociación; por tanto se concibe como un modelo ideal para sociedades de familias.
Formación del Capital:
1. Autorizado. Cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad.
2. Suscrito. La parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazos, máximo en dos (2) años, al momento de su constitución no es necesario pagar, en correspondencia con el artículo 9 de la Ley 1258 del 2008.
3. Pagado. La parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado e ingresado a la sociedad.
Responsabilidad de los accionistas: Responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales. En caso en que la SAS sea utilizada para defraudar a la ley o en perjuicio de terceros, accionistas y/o administradores que hayan realizado, participado o facilitado los actos de fraude, responderán solidariamente por las obligaciones emanadas de tales actos y por los perjuicios causados, más allá del monto de sus aportes.
Revisor Fiscal: es voluntario; excepto cuando se tienen activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior iguales o superiores a 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos sean iguales o superiores a 3.000 smmlv, será obligatorio..
Constitución, transformación y disolución: se debe formalizar por Escritura Pública ante notario.
Número de socios • Comandita Simple: mínimo 2; no tiene un límite máximo. • Comandita por Acciones: mínimo 5, no tiene un límite máximo. Se integran con dos (2) categorías de socios, Gestores/Colectivos y los Comanditarios. 1. Los gestores administran, no es necesario que den algún tipo de aporte. 2. Los comanditarios hacen los aportes. 3. La Razón Social se forma con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios colectivos, acompañado de “& Cía.”, y seguida siempre con las abreviaturas “S. en C.” para las sociedades comanditarias simples y si es una sociedad comanditaria por acciones “S. C. A.”
Responsabilidad de los socios: los socios gestores comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, aun cuando no tienen que hacer aportes. Por su parte, los socios comanditarios limitan su responsabilidad hasta el monto de sus aportes, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 323 del Código de Comercio.
Responsabilidad de los accionistas en la Comandita por Acciones siguen las reglas que se establecen para las Sociedades Anónimas.
Revisor Fiscal: es voluntario en las Comanditas Simples; no obstante, si se tienen activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior iguales o superiores a 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000 smmlv, será obligatorio nombrarlo. En las Comanditas por Acciones, será obligatorio nombrarlo, sin importar su patrimonio.
Constitución, transformación y disolución: mediante Escritura Pública ante notario, o por documento privado para los casos en los que se cumpla con alguno de los dos requisitos del artículo 22 de la Ley 1014 de 2006. Número de socios: mínimo 2; no tiene límite de máximo.
Formación del capital:
1. El capital se paga todo al momento de constitución. 2. El capital social se divide en partes de interés social. 3. La Razón Social: nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios. 4. La administración corresponde a todos y a cada uno de los socios, aunque se puede delegar en uno solo o en un tercero.
Disolución: 1. Muerte o incapacidad de un socio y bajo la presunción que en los estatutos no se ha previsto la continuidad con herederos o los demás socios. 2. La declaración de quiebra de un socio, si los demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a un tercero. 3. Embargo y remate del interés de un socio en favor de un tercero, si los demás asociados no aceptan al adquirente. 4. Renuncia o retiro justificado de un socio, y los demás no adquieren su interés o no aceptan su cesión a un tercero.
Responsabilidad de los socios:
1. Responden solidaria e ilimitadamente por operaciones sociales en concordancia con el artículo 294 Código de Comercio.
2. Con respecto a las obligaciones laborales, el artículo 36 del Código Sustantivo del Trabajo, son solidariamente responsables de las obligaciones laborales y sólo hasta el límite de la responsabilidad de cada socio.
3. En cuanto a las responsabilidades tributarias, el artículo 794, inciso 1 del Estatuto Tributario establece que: “los socios responderán solidariamente por impuestos, actualizaciones e intereses a prorrata de su aporte durante el respectivo período gravable”.
4. Cuando hay cesión, el cedente no queda liberado de las obligaciones inmediatamente anteriores, sino un (1) año después de la inscripción de cesión.
Revisor Fiscal: es voluntario; no obstante, si tiene activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior iguales o superiores a 5.000 smmlv y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan a 3.000 smmlv, será obligatorio nombrarlo.
